Как провести логистический аудит

Аудит в целом, и логистический аудит в частности – процедура сложная и комплексная. От чего зависят те или иные явления в этом бизнесе? Каковы их точные причины? Что ждать от ситуации в будущем? Как это скажется на конечных результатах деятельности предприятия? Динамика, механизм, природа логистических процессов становятся все более сложными.

Предпосылки, процессы и методы логистического аудита

Практика показывает, что большинство руководителей предприятий рассматривают логистический аудит как инструмент анализа существующей логистической системы, ее производительности, применяемых технологий и достигаемых результатов. Данная процедура весьма актуальна. Поскольку в рамках деятельности по закупкам, производству и сбыту на предприятиях комплексно реализуются множество логистических функций. Их множественность затрудняет выявление потенциальных источников улучшения результатов производственно-хозяйственной деятельности.

Для определения цели аудита перед началом выполнения работ следует организовать встречу аудиторов с руководством предприятия: генеральным директором, заместителями генерального директора по соответствующим направлениям (сбыт, снабжение, производство, транспорт, ИТ). И на основании ее результатов, обсуждений формулируются задачи аудита, которые чаще всего заключается в разработке комплексного плана мероприятий, направленных на улучшение системы логистики предприятия. После этого между руководством предприятия и консалтинговой фирмой подписывается договор, а в ряде случаев и соглашение о конфиденциальности.

Следует отметить, что для успешной реализации проекта аудита очень важна организационная поддержка со стороны предприятия. Поэтому рекомендуется формировать две команды:

1. рабочую группу
2. группу экспертов.

В рабочую группу включаются руководители подразделений предприятия, в той или иной степени связанных с логистикой и цепочками поставок. В группу экспертов входят наиболее компетентные специалисты из структурных подразделений предприятия. В работе обоих групп участвуют аудиторы.

Важно определить и установить границы проекта. Аудитом могут быть охвачены как система логистики всего предприятия, так и отдельные функциональные области.

Одной из проблем, с которой сталкиваются консультанты-аудиторы, является недоверие к ним со стороны работников предприятия. Это не единичный случай, так бывает практически на любом предприятии. Для проведения качественной работы очень важно минимизировать влияние такого нежелательного фактора. Поэтому в процесс обсуждения и генерирования идей рекомендуется активно вовлекать специалистов предприятия. При этом консультанты-аудиторы играют роль компетентных модераторов.

Сначала осуществляется тщательное знакомство с деятельностью предприятия. С этой целью аудиторы проводят от нескольких дней до нескольких недель на производственных, складских и транспортных объектах, изучая логистическую деятельность. Одним из методов работы являются подробные интервью продолжительностью 40-45 минут. В первую очередь происходит общение с первыми лицами предприятия, поскольку это очень важно для установления стратегических направлений проекта. Как правило, у руководства предприятий имеются планы, о которых далеко не всегда знают руководители и менеджеры подразделений.

На основании результатов интервью, заполненных форм вопросников, а также данных изученной документации, в том числе документов СМК предприятия (системы менеджмента качества), составляются графические описания логистических процессов согласно методологии описания бизнес-процессов.

Внимание!

В конце каждой недели члены рабочей группы, а также группы экспертов, должны рассылать информационные бюллетени, в которых содержится краткая информация о результатах работы проектной команды за прошедшую неделю, а также планы работы на предстоящую неделю.

Для сокращения времени проведения логистического аудита без снижения уровня качества работ используется отработанная методология. Работы в рамках аудита основываются на принципе «от общего к частному», т.е.от глобальных целей предприятия к конкретным операционным показателям, причинам низкой эффективности, производительности и пренебрежения возможностями, к детальному исследованию отдельных областей деятельности предприятия, имеющих отношение к реализации функций логистики. Кроме того, следует соблюдать принципы беспристрастности, конфиденциальности и ответственности.

Этапы логистического аудита

Логистический аудит предваряет запрос и сбор данных. Это дает возможность получить изначальное понимание ситуации на предприятии. Существует зависимость: чем больше собирается и обрабатывается информации на начальных этапах аудита, тем выше будет качество проектных решений. Но здесь скрывается и другая опасность – работники предприятия могут быть завалены запросами на информацию из принципа «чем больше запросишь, тем выше вероятность того, что получишь нужные данные». Такой подход зачастую приводит к тому, что работники предприятия будут загружены работой, полезность которой не всегда очевидна.

Делая информационные запросы, следует иметь в виду, что при нечеткой организационной структуре предприятия сбор документов и данных может быть недостаточно эффективен.

Но, в конечном итоге, качество запросов напрямую зависит от уровня квалификации аудиторов и методологии проведения исследования.

На основе собранной предварительной информации и данных изучаются и анализируются цели и задачи предприятия. В большинстве случаев, цель заключается в повышении прибыли за счет сокращения логистических затрат. Главной же целью предприятий является достижение и удержание глобального лидерства в своей рыночной области.

Также изучаются и анализируются стратегии (производственная, сбытовая, закупочная, логистическая) предприятия. Руководители предприятий формулируют несколько вариантов логистических стратегий. В частности, выделение транспортных и складских служб в аутсорсинг в форме дочернего предприятия или в виде независимой от предприятия фирмы. В данном случае грамотно реализованная стратегия аутсорсинга позволит не только выявить скрытые логистические затраты, но и устранить их, а также эффективно управлять логистикой (и ее бюджетом) в условиях дефицита ресурсов.

Далее наступает очередь интервью с персоналом предприятия. Руководители и специалисты смежных подразделений опрашиваются для установления фактов, подтверждающих наличие проблем и узких мест в соответствии с разработанной методологией. Также, по мере необходимости и возможности, проводятся беседы со специалистами предприятий-партнеров и внутренних структурных подразделений. При этом выявленные проблемы должны подтверждаться примерами или фактами.

При отборе кандидатов для интервью предпочтение отдается специалистам, непосредственно связанными с цепями поставок, включая склады, транспорт, сбыт, продажи, информационные системы, взаимодействие с поставщиками, финансы. В ходе интервью выявляются и обсуждаются обязанности сотрудников, относящихся к управлению логистикой.

Каждое интервью также включает «вопрос-пожелание». Сотрудника спрашивают, что он хотел бы поменять в текущей работе. Последующий анализ информации дает полную и беспристрастную картину состояния процессов в системе логистики предприятий.

По ходу сбора информации проводится ее анализ. Рассматривается широкий круг вопросов, включая документооборот, взаимоотношения с поставщиками и ВСП, планирование, процедуры, логистическая инфраструктура (состояние складов, транспортного парка, дорог), соответствие качества логистического сервиса и затрат на логистику.

В качестве основы для количественного анализа используются учетные документы предприятий. Из предоставленных файлов извлекаются нужные сведения. Полученные данные группируются по различным категориям, как то: по весу, объему, видам материалов, транспортным средствам, параметрам грузопотоков, поступающих в каждое структурное подразделение предприятия или отправля­емых из него и пр. Проделывается скрупулезная работа по анализу базы данных.

Данные, полученные в результате аудита системы логистики, сопоставляются с лучшей практикой в отрасли. Это позволит выявить потенциал улучшения результатов деятельности предприятия.

Анализ документации и результатов всех интервью занимает до четырех недель после начала аудита.

Руководству предприятия предоставляется предварительный отчет (реестр проблем). Каждый блок данного отчета (по функциональным областям) просматривается экспертами предприятия по соответствующим направлениям на предмет наличия возможных неточностей и ошибок. В случае необходимости, в отчет вносятся коррективы.

Внимание!

Обращаем ваше внимание на необходимость согласования формы представления окончательного отчета по аудиту:

1. текстовый документ Word;
2. презентация PowerPoint.

Каждая форма имеет свои преимущества и недостатки.

Диагноз поставлен

По итогам аудита можно охватить и рассмотреть операции, связанные с транспортировкой, хранением, обработкой, управлением запасами. При их изучении и анализе устанавливаются проблемные зоны, где имеют место потери ресурсов, задержки, простои, прочие проблемы, которые, в конечном итоге, влияют на результаты бизнеса предприятия, на величину его прибыли.

Выявленные проблемы группируются по следующим признакам:

• организационные (распределение функций, полномочий, ответственности);
• технологические (способы и методы выполнения работ);
• информационные (информационное взаимодействие, поддержка и инструментарий);
• технические (состояние оборудования и машин).

На большинстве предприятий отмечается такая распространенная проблема, как многоступенчатая передача ответственности из-за отсутствия централизованного управления процессом движения продукции.

Внимание!

Типичная ошибка, допускаемая в проектах аудита, заключается в том, что в качестве проблем выдаются обычные ошибки и факты недостаточно хорошей, иногда плохой работы. Следует понимать, что проблемами системы логистики могут быть:

1. дополнительные расходы и затраты (издержки), являющиеся следствием плохой работы логистики;
2. снижение уровня качества обслуживания клиентов.

Пример: Основные логистические проблемы предприятия:

• Отсутствие сквозного управления логистическими функциями, включая планирование, учет, контроль. Каждое подразделение несет ответственность за свой блок, не заботясь о конечном результате для всего предприятия.
• Недостаточно развития и разрозненная система оперативного управления и реагирования на нештатные ситуации в процессах обеспечения производства (диспетчеризация транспортных, складских и погрузо-разгрузочных операций).
• Недостаточная («лоскутная») автоматизации складской и закупочной деятельности.
• Неэффективное складское хозяйство. Рост потерь на складах.
• Размытость логистических затрат, при которой сложно вычленить логистическую составляющую в структуре закупочно-производственных сбытовых затрат.
• Отсутствие комплексной системы ключевых операционных показателей. Система мотивации субъективна и не привязана к результатам операционной деятельности конкретных исполнителей.
• Недостаточный уровень компетенции персонала в области логистики.

Как преодолеть логистический кризис

Правильно организованный и проведенный аудит приносит ощутимую пользу предприятию. Можно выделить три основных области повышения эффективности предприятия за счет улучшения логистической компетенции:

1. снижение операционных затрат,
2. уменьшение потребности в оборотном капитале (за счет сокращения запасов),
3. улучшение коэффициента возврата на активы.

На основе данных аудита разрабатывается концепция сокращения логистических затрат предприятия. В частности, определяется степень влияния выявленных проблем на рост невостребованных запасов. Которая, в свою очередь, оказывает воздействие на результаты деятельности всего предприятия (см. пример ниже).

Проблемы, влияющие на рост невостребованных запасов (пример)

Положительный эффект дает применение на практике методов теории ограничений. На основе одного из инструментов данного метода — дерева существующей действительности – строится дерево проблем, которое позволяет выявить существенные, ключевые проблемы системы логистики предприятия на основе анализа причинно-следственных связей.

Построение дерева проблем помогает разобраться в сложной системе взаимосвязей и взаимодействий в рамках системы логистики предприятия. Это связано с тем, что на начальных этапах аудита сложно ориентироваться во внутренней структуре и логистической системе предприятия. Ситуацию также усугубляет то, что информация и данные, получаемые по результатам информационных запросов и интервью, слабо структурированы, а иногда противоречивы.

Именно в ошибках, повторяющихся изо дня в день, «живущих» вместе с предприятием, а потому и незаметных, скрыты основные издержки. Исключение системных проблем дает существенный положительный эффект за счет того, что сами собой отпадают многочисленные мелкие сбои и нештатные ситуации, являющиеся их следствием.

При ранжировании проблем критерием является та величина дополнительных затрат, расходов и издержек, к которым приводят эти проблемы. То есть ошибки выстраиваются по степени значимости их влияния на величину издержек предприятия.

Конец логистического аудита – начало пути

Через несколько недель (как правило, двух) после внесения поправок в предварительный вариант отчета, руководству предприятия предоставляется окончательный отчет. Который включает в себя:

• реестр проблем;
• концепцию улучшения системы логистики и управления цепочками поставок предприятия;
• ожидаемый эффект;
• план организационно-технологических мероприятий (фрагмент плана представлен в таблице).

После этого проводится презентация результатов работы для руководителей и членов рабочей и экспертной групп.

Таким образом, благодаря логистическому аудиту в кратчайшие сроки выявляются ключевые проблемы и узкие места («бутылочные горлышки») в системе логистики предприятия. Руководство получает общую оценку состояния системы логистики и рекомендации по ее преобразованию, систематизированную информацию для принятия взвешенных и финансово-обоснованных решений, направленных на улучшение системы логистики и повышения уровня сервиса.

В результате аудита, точнее, интервью, выявляются люди, обладающие системным мышлением. Они нужны для того, чтобы выстраивать управление предприятием не функционально, а процессно.

Аудит обеспечивает существенное сокращение времени между получением объективной оценки логистической системы предприятия, разработкой рекомендаций по улучшению и внедрением улучшений.

После получения отчета руководители предприятия могут сравнить «собственные» данные, полученные в результате проведенного анализа, с лучшей практикой в отрасли. А сравнив – узнать, каков потенциал для «апгрейда» ситуации, где таятся источники скрытых затрат, каково экономическое обоснование предлагаемых улучшений.

Одним из результатов аудита становится объективный анализ соответствия результатов работы существующей логистической системы предприятия достижимому уровню идеальной системы, а также четкий план достижения уровня идеальной логистической системы от текущего состояния (план перехода от ситуации «как есть» к ситуации «как должно быть»). То есть аудит дает в руки руководителю предприятия готовый план действий!

Совет! При подборе команды аудиторов обращайте внимание на то, чтобы в составе команды были именно те специалисты, которые изначально были заявлены. Желательно, чтобы в проекте принимали участие те специалисты консалтинговой фирмы, которые принимали участие в предварительных встречах и переговорах. Обязательно запрашивайте резюме и информацию о послужном списке аудиторов. Помните, что аудит проводит не фирма, а конкретные люди – специалисты.

Ырысбек Ташбаев, генеральный директор ООО «Логистический аудит и консалтинг Сервис», холдинг STS Logistics